Aviso Sobre Las Prácticas de Privacidad

A partir del 21 de enero 2014

Este aviso describe cómo se podrá utilizar y divulgar su información médica y cómo usted puede acceder a dicha infomación. Por favor revíselo con atención.

In English

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, contacte a nuestro Director de Privacidad al (408) 866-2100.

Quién Acatará Este Aviso

Este aviso describe las prácticas de privacidad de información de Rebekah Children's Services (RCS) y su personal, sus centros y sus locales afiliados. Es posible que todas las entidades, centros y locales de RCS compartan información entre ellas por motivos relacionados con los tratamientos, pagos o las operaciones de atención médica que se encuentran dentro de los límites descritos.

¿Qué es la Información de Salud Protegida?

Su Información de Salud Protegida (Protected Health Information, PHI) es la información de salud que contiene identificadores tales como su nombre, su número de seguro social u otra información que revele quién es usted.

¿Qué es la Información de Salud Protegida Electrónica?

La Información de Salud Protegida Electrónica (Electronic Protected Health Information, EPHI) hace referencia a la información de salud protegida (PHI) contemplada bajo las regulaciones de seguridad de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) y se produce, se guarda se transfiere o se recibe de forma electrónica.

Nuestro Compromiso con Respecto a la Información

Entendemos que la información que conservamos sobre usted es personal. Nos comprometemos a proteger su información. RCS crea un registro de cuidados y servicios prestados a todos sus clientes. Necesitamos de este registro para proveerle atención de buena calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. Este aviso se aplica para todos los registros de su cuidado generados por el personal de RCS o que están a la disposición de este.

Este aviso le indicará las maneras en las cuales nosotros podremos utilizar y divulgar su información. También describimos sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos con respecto al uso y la divulgación de la información.

Bajo la ley federal y estatal, RCS debe:

  • Asegurarse de que la información que lo identifica se mantenga privada (es decir, se maneje como "Información de Salud Protegida").
  • Darle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad en relación con su información.
  • Seguir los términos del aviso que se encuentra en efecto actualmente.

De Qué Manera Podremos Utilizar y Divulgar su Información

Las siguientes categorías describen las diferentes maneras en las que podemos utilizar y divulgar información. Para cada categoría de uso o divulgación explicaremos lo que implica. Las categorías no incluirán todos y cada uno de los usos o divulgaciones. Sin embargo, cada una de las maneras en las que se nos permite utilizar y divulgar información se incluirá en una de las categorías. En general, esta es la práctica de RCS para obtener la firma de los padres/tutores legales en los consentimientos y formularios de autorización específicos de los servicios que RCS proveerá y la información que RCS obtendrá de otros o compartirá con ellos.

Para un Tratamiento

  • Podremos utilizar su información para proveerle un tratamiento o servicio.
  • Podremos divulgar su información a médicos, enfermeras, médicos clínicos, facilitadores, asesores, especialistas, internos o al personal de otra agencia que le provea cuidado en RCS.
  • También podremos divulgar su información a personas externas a RCS o a sus afiliados que podrían participar de su tratamiento luego de que usted se vaya de RCS, como, por ejemplo, familiares, trabajadores sociales, empleados de una escuela u otros individuos involucrados en proveerle servicios.

Para un Pago

  • Podremos utilizar y divulgar su información para que el tratamiento y los servicios que usted reciba en RCS se puedan facturar y se le pueda cobrar el pago a usted, a una compañía de seguros o a un tercero.
  • También podremos comunicarle al prestador de su plan de salud el tratamiento que recibirá, para obtener su aprobación o determinar si su plan cubrirá el tratamiento.

Para Operaciones de Atención Médica

  • Podremos utilizar y divulgar su información para operaciones de RCS. Estos usos y divulgaciones son necesarios para asegurar que todos nuestros niños y nuestras familias reciban la atención apropiada.
  • También podremos combinar la información de muchos clientes de RCS para decidir qué servicios adicionales debería ofrecer RCS, qué servicios no son necesarios y si determinados servicios son efectivos.
  • También podremos divulgar información a médicos, enfermeras, médicos clínicos, internos, asesores, especialistas y al personal de otra agencia con fines de revisión y aprendizaje.
  • Podremos proveer información a representantes u organizaciones responsables de la supervisión con fines de cumplimiento, certificación, calidad de cuidado y financiación.
  • También podremos combinar la información que tenemos con la información de otras agencias para comparar en qué situación nos encontramos y ver en dónde podemos realizar mejoras de la atención y servicios que ofrecemos.

Recordatorios de Citas

Podremos utilizar y divulgar información para contactarnos con usted y recordarle que tiene una cita para un tratamiento o un servicio en RCS.

Alternativas de Tratamiento

Podremos utilizar y divulgar información para informarle o recomendarle posibles opciones de tratamiento o alternativas que pueden ser de su interés.

Productos y Servicios Relacionados con la Salud

Podremos utilizar y divulgar información para informarle sobre nuestros productos y servicios relacionados con la salud que pueden ser de su interés.

Actividades para Recaudar Fondos

Podremos utilizar su información para contactarnos con usted con la intención de recaudar dinero para RCS y sus operaciones. Podremos divulgar información a una fundación relacionada con RCS para que esta se pueda contactar con usted para recaudar dinero para RCS. Solo divulgaríamos su información de contacto, como su nombre, dirección y número de teléfono, y las fechas en las que recibió un tratamiento o servicios en RCS, el departamento de servicio, el médico del tratamiento, los resultados y la información sobre el seguro médico. Si no desea que RCS se contacte con usted con la intención de recaudar dinero, puede optar por no participar mediante una notificación al Director de Privacidad.

Individuos que Participan de su Cuidado o que Pagan por su Cuidado

Podremos divulgar su información a un amigo, a un familiar u a otro individuo que participe de su atención médica. También podremos brindar información a alguien que ayude a pagar por su cuidado. Además, podremos divulgar su información a una entidad que brinde ayuda en caso de desastres, de modo que su familia pueda ser notificada sobre su condición, estado y ubicación.

Investigación

Bajo determinadas circunstancias, podremos divulgar su información con fines de investigación. Sin embargo, todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso especial de aprobación. Este proceso evalúa un proyecto de investigación propuesto y su uso de la información, intentando lograr un equilibrio entre las necesidades de la investigación y la necesidad de los clientes de mantener la privacidad de su información. Siempre se le pedirá permiso para que un investigador acceda a información que revele quién es usted.

Otras Asociaciones Comerciales

En algunas ocasiones, RCS contrata a determinados individuos o compañías para desempeñar funciones temporales, tales como tareas administrativas, si un miembro del personal permanente se ausenta por razones médicas. RCS tiene un contrato con cada individuo o compañía que asegura la protección de la privacidad de los niños y las familias.

Como lo Exige la Ley

Divulgaremos su información cuando la ley federal, estatal o local lo exija.

Para Prevenir una Amenaza Grave a la Salud o la Seguridad

Podremos utilizar y divulgar su información cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave contra su salud y seguridad, o la salud y la seguridad del público u otra persona. Cualquier divulgación, sin embargo, se realizará únicamente a alguien que sea capaz de prevenir la amenaza.

Situaciones Especiales

Militares y Veteranos

Si usted o su hijo/a actualmente es miembro de las Fuerzas Armadas, o lo será en el futuro, podremos divulgar su información según lo soliciten las autoridades del comando militar si dicha información está relacionada con una "misión militar". También podremos divulgar información sobre el personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras apropiadas.

Actividades de Supervisión de la Salud

Podremos divulgar información a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley (por ejemplo, la División de Licencias de Cuidado Comunitario, el Departamento Salud Mental del Condado de Santa Clara County). Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y certificaciones.

Riesgos de Salud Pública

Podremos divulgar su información para actividades de salud pública. Estas actividades por lo general incluyen lo siguiente:

  • Prevenir o controlar una enfermedad, una lesión o una incapacidad.
  • Informar los nacimientos y las defunciones.
  • Informar el abuso o el abandono de niños, personas mayores y adultos dependientes.
  • Informar las reacciones a los medicamentos o problemas con los productos.
  • Notificar a las personas los productos que se retirarán del mercado y que ellos podrían estar utilizando.
  • Notificar a una persona que podría haber estado expuesta a una enfermedad o que podría estar en riesgo por haber contraído o propagado una enfermedad o afección.
  • Notificar a la autoridad gubernamental apropiada si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, abandono o violencia doméstica. Solo divulgaremos la información si usted está de acuerdo o si la ley lo exige o nos autoriza a hacerlo.

Demandas y Disputas

Si está involucrado en una demanda o una disputa, podremos divulgar su información en respuesta a una orden judicial o administrativa (en el caso de una orden administrativa, se consultará a un asesor legal). También podremos divulgar su información como respuesta a una citación, un pedido de presentación de pruebas u otro proceso legal realizado por alguien más involucrado en la disputa.

Cumplimiento de la Ley

Podremos divulgar información si un funcionario encargado del cumplimiento de la ley lo solicita:

  • En referencia a la víctima de un delito si, bajo determinadas circunstancias, no somos capaces de obtener la conformidad de la persona.
  • En respuesta a una orden judicial, una citación, una orden de arresto, una orden de comparecencia o algún proceso similar.
  • En referencia a una muerte que creemos puede haber resultado de una conducta delictiva.
  • En referencia a una conducta delictiva en RCS.

Indemnización Por Accidentes de Trabajo

Podremos divulgar su información para programas de indemnización por accidentes de trabajo o programas similares. Estos programas proveen beneficios por lesiones o enfermedades ocupacionales.

Donación de Órganos y Tejidos

Podremos divulgar información a organizaciones que manejan la adquisición de órganos o los trasplantes de órganos, trasplantes oculares o de tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.

Médicos Forenses, Examinadores Médicos y Directores Funerarios

Podremos divulgar información a un médico forense o a un examinador médico. Es posible que esto sea necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de su defunción.

Actividades de Seguridad Nacional e Inteligencia

Podremos divulgar su información a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.

Servicios de Protección Para el Presidente y Otros

Podremos divulgar su información a funcionarios federales autorizados para que puedan proveer protección al Presidente, a otras personas autorizadas o a otros primeros mandatarios, o para llevar a cabo investigaciones especiales.

Prisioneros

Si usted es prisionero de una institución correccional o se encuentra bajo la custodia de un funcionario encargado del cumplimiento de la ley, podremos divulgar su información a la institución correccional o al funcionario encargado del cumplimiento de la ley. Esta divulgación sería necesaria (1) para la institución que le provee la atención médica; (2) para proteger su salud y su seguridad o la salud y la seguridad de los demás; o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional.

Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI requieren su previa autorización por escrito: Excepto por aquellos usos y divulgaciones descritos anteriormente, no utilizaremos ni divulgaremos su PHI sin su previa autorización por escrito. Cuando se requiera su autorización y usted nos autorice a utilizar o divulgar su PHI por algún motivo, usted podrá revocar dicha autorización en cualquier momento mediante una notificación escrita. Tenga en cuenta que la revocación no se aplicará a cualquier uso o divulgación autorizada de su PHI que se haya llevado a cabo antes de haber recibido su revocación.

Obligación de Notificar

En el caso en que haya una divulgación inadmisible que resulte en un incumplimiento de su PHI, será notificado dentro de los 60 del descubrimiento de dicho incumplimiento.

Sus Derechos Con Respecto a Su Información

Tiene los siguientes derechos con respecto a la información que conservamos sobre usted.

Derecho a Inspeccionar y a Recibir una Copia

Tiene el derecho a inspeccionar y a recibir copias de información que pueda ser utilizada para tomar decisiones sobre su cuidado. Por lo general, esto incluye los registros médicos y de facturación, pero puede que no incluya parte de la información sobre la salud mental. Para inspeccionar y solicitar una copia de información que pueda ser usada para tomar decisiones sobre usted, debe presentar su solicitud por escrito al Director de Privacidad al completar un formulario de "Acceso a los registros". Si solicita una copia de la información, podremos cobrarle una tarifa por los costos de copiado, envío o por otros suministros asociados con su solicitud.

Podremos denegar su solicitud de inspeccionar y obtener una copia en circunstancias muy limitadas. Podremos ofrecerle un resumen de su tratamiento más que los registros completos. Si se le niega el acceso a la información, podrá solicitar que se revise la denegación. Otro profesional de la salud matriculado elegido por RCS revisará su solicitud y la denegación. La persona que llevará a cabo la revisión no será la persona que denegó su solicitud. Nosotros acataremos el resultado de la revisión. RCS conserva los registros durante un período consistente con los períodos de retención establecidos por las legislaciones federales y estatales.

Su Derecho a Elegir Cómo Le Enviamos Su PHI

Puede pedirnos que le enviemos su PHI a una dirección diferente (por ejemplo, la dirección de su empleo) o a través de otros medios (por ejemplo, por fax en vez de por correo postal, o de forma electrónica).

Derecho a La Enmienda

Si siente que la información que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, usted puede solicitarnos enmendarla. Tiene derecho a solicitar una enmienda durante el tiempo que RCS conserve la información o que esta sea conservada para RCS.

Para solicitar una enmienda, su solicitud debe ser por escrito y se debe presentar ante el Director de Privacidad. Además, debe proporcionar una razón que justifique su solicitud.

Podremos denegar su solicitud de enmienda si esta no se presenta por escrito o no incluye una razón para justificar el pedido. Además, podremos denegar su solicitud si nos pide enmendar información que (1) no fue creada por nosotros; (2) no es parte de la información conservada por o para RCS; o no es parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o (3) es acertada y está completa.

Incluso si le denegáramos la solicitud de enmienda, usted tiene el derecho de presentar una adenda escrita, dentro de los límites razonables, en relación con cualquier elemento o afirmación de su registro que usted crea incompleto o incorrecto. Si usted indica claramente por escrito que desea incluir la adenda a su registro médico, la adjuntaremos a este y la incluiremos cada vez que realicemos una divulgación del elemento o afirmación que usted considera incompleto o incorrecto.

Derecho a un Registro de Las Divulgaciones

Usted tiene derecho a solicitar un "registro de divulgaciones". Este registro es una lista de las divulgaciones que hicimos de su información aparte de las que realizamos para nuestros propios fines relacionados con los tratamientos, pagos o las operaciones de atención médica (ya que dichas funciones fueron descritas anteriormente), y con otras excepciones, como lo exige la ley.

Para solicitar esta lista o registro de divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito al Director de Privacidad. Su solicitud debe estipular un período que no puede ser mayor a seis años y tampoco puede incluir fechas anteriores al 14 de abril del 2003. Su solicitud debe indicar en qué formato desea la lista (por ejemplo, en papel o en formato electrónico). La primera lista que usted solicite dentro de un período de 12 meses será gratuita. Para obtener listas adicionales, podremos cobrarle los costos de servicio. Le notificaremos los costos asociados y usted podrá elegir si retira su solicitud o la modifica en ese momento antes de incurrir en gastos.

Derecho a Solicitar Restricciones

Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de su información que utilizamos o divulgamos para los tratamientos, pagos o las operaciones de atención médica. Tiene derecho a solicitar una limitación de la información que divulgamos sobre usted a alguien que participa en su cuidado o en el pago de su cuidado, como, por ejemplo, un familiar o un amigo.

También tiene derecho a restringir la divulgación de su información a un plan de salud en relación con la atención médica que ha pagado de su propio bolsillo y en su totalidad.

Revisaremos y consideraremos su solicitud. Deberá presentar su solicitud por escrito al Director de Privacidad. En su solicitud, deberá decirnos (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y (3) a quién quiere aplicar los límites, por ejemplo, las divulgaciones a su cónyuge.

Derecho a Solicitar Comunicaciones Confidenciales

Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de asuntos de salud de determinada manera o en un lugar específico. Por ejemplo, puede solicitar que solo lo contactemos en su lugar de trabajo o por correo postal. Para solicitar comunicaciones confidenciales deberá presentar su solicitud por escrito al Director de Privacidad. No le preguntaremos el motivo por el cual desea presentar la solicitud. Cumpliremos con todas las solicitudes razonables. Su solicitud deberá especificar cómo o en dónde desea que lo contactemos.

Derecho a Obtener una Copia Impresa de Este Aviso

Tiene derecho a obtener una copia impresa de este aviso en cualquier momento. Incluso si ha accedido a recibir este aviso electrónicamente, todavía tiene derecho a obtener una copia impresa de este aviso.

  1. Puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web http://www.rcskids.org, o
  2. para obtener una copia impresa de este aviso, contacte a nuestro Director de Privacidad al (408) 846-2100.

También se encuentra disponible una copia de nuestro Aviso de privacidad en la recepción.

Cambios a Este Aviso

Nos reservamos el derecho a cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el aviso revisado o modificado para aquella información suya que ya poseemos, así como cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del aviso actual en todos los centros de RCS. En el aviso figurará la fecha efectiva en la parte superior derecha de la primera página. Además, cada vez que se registre o ingrese en RCS para un tratamiento o servicios como paciente hospitalizado o paciente ambulatorio, le ofreceremos una copia del aviso que se encuentra vigente.

Quejas

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja

  • con RCS al contactarse con el Director de Privacidad al (408) 846-2100 o por escrito a:
    Director de Privacidad
    Rebekah Children's Services
    290 IOOF Avenue
    Gilroy, CA 95020
  • con
    el Gerente de Cumplimiento de Salud Mental
    Administración de Salud Mental del Condado de Santa Clara
    828 S. Bascom Avenue, Suite 200
    San Jose, CA 95128
  • con el Secretario del Departamento de Servicios Humanos y de Salud, Washington, DC.

Todas las quejas se deben presentar por escrito.

No será penalizado por presentar una queja.

Otros Usos de la Información

Otros usos y divulgaciones de la información no abarcados por este aviso o las leyes que aplican a nosotros se realizarán únicamente con su permiso por escrito. Si nos provee el permiso para utilizar o divulgar su información, usted puede revocar dicho permiso en cualquier momento por escrito. Si revoca su permiso, esto hará que se deje de utilizar o divulgar su información con los fines establecidos en su autorización por escrito, excepto en el caso de que ya hayamos actuado al amparo de su permiso. Usted entiende que somos incapaces de retractarnos en cualquier divulgación que ya hayamos realizado con su permiso, y que se nos exige que retengamos nuestros registros del cuidado que le hemos provisto.